Datenschutzerklärung / Privacy Policy
Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten
Wir freuen uns über Ihr Interesse am Otto Bock 270°/360° Feedback.
Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten haben für uns oberste Priorität. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DS-GVO“).
Ziel dieser Datenschutzerklärung ist es, Ihnen größtmögliche Transparenz hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bieten. Daher möchten wir Sie insbesondere darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des 270°/360° Führungsfeedbacks erheben, zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten und an wen wir sie ggf. weitergeben.
1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter; Kontakt
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist die:
| Otto Bock SE & Co. KGaA | Otto Bock Healthcare Products GmbH |
| Max-Näder-Straße 15, 37115 Duderstadt/Germany | Brehmstraße 16, 1110 Wien/Austria |
| Tel.: +49 5527 848-0 | Tel.: +43 1 5233786 |
| Fax: +49 5527 848-1414 | Fax: +43 1 5232264 |
| E-Mail: info@ottobock.com | E-Mail: info@ottobock.com |
Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.
Unseren Datenschutzbeauftragten für Deutschland und Österreich erreichen Sie wie folgt:
Frau Annika Schröder (ecoprotec GmbH)
Pamplonastraße 19
33106 Paderborn
Deutschland
Tel.: +495251877888-360
E-Mail: datenschutz@ottobock.de
2. Gegenstand des Datenschutzes: Personenbezogene Daten
Datenschutz umfasst den Schutz personenbezogener Daten. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, E-Mail-Adresse sowie Informationen, die während der Nutzung des Befragungstools notwendigerweise erhoben werden, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung.
3. Zwecke, Art, Umfang und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben über Zwecke, Art und Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die jeweilige Rechtsgrundlage, auf die wir die Verarbeitung Ihrer Daten stützen.
3.1 Aufruf und Nutzung des 270°/360° Befragungstools
Bei Aufruf und Nutzung des 270°/360° Befragungstools werden die folgenden Daten verarbeitet:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Dauer des Besuchs
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen das 270°/360° Befragungstool zur Nutzung bereitzustellen und dabei technische Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie zum Zwecke der Fehlerdiagnose und Störungsbeseitigung.
Die Verarbeitung dieser Daten stützen wir auf die rechtliche Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Die Datenverarbeitung ist erforderlich für die Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Feedbackgebern und -nehmern die Inanspruchnahme des Befragungstools zu ermöglichen und dessen technische Funktionalität zu gewährleisten.
Bei Aufruf des 270°/360° Befragungstools werden diese Daten automatisch verarbeitet. Ohne die Bereitstellung der Daten können Sie unsere Dienste nicht nutzen.
Wir löschen diese Daten in der Regel 14 Tage nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, dass wir sie für die oben genannten Zwecke ausnahmsweise länger benötigen. In einem solchen Fall löschen wir die Daten unverzüglich nach Zweckfortfall.
Zusätzlich gilt generell: wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.
3.2. Datenerhebung im Rahmen der Bearbeitung des Fragebogens
Bei der Bearbeitung des 270°/360° Feedback-Fragebogens werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- sowie die gegebenen Antworten im Befragungsprozess
Es handelt sich um freiwillige Angaben. Wenn Sie diese Daten jedoch nicht bereitstellen, werden wir unter Umständen Ihren Wünschen bei der Bearbeitung des Feedback-Fragebogens nicht vollumfänglich nachkommen können.
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen die gewünschten Dienste, d.h. mit dem 270°/360° Feedback ein Personalentwicklungsinstrument zur Erhöhung der Führungskompetenz zur Verfügung zu stellen.
Die Verarbeitung dieser Daten stützen wir auf Ihre Einwilligung als rechtliche Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgte Datenverarbeitung bleibt im Falle eines Widerrufs weiterhin rechtmäßig.
Wir löschen diese Daten in der Regel 14 Tage nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, dass wir sie für die oben genannten Zwecke ausnahmsweise länger benötigen. In einem solchen Fall löschen wir die Daten unverzüglich nach Zweckfortfall.
4. Empfänger
Folgende Personen(gruppen) empfangen die benannten personenbezogenen Daten.
Interne Empfänger: Innerhalb unseres Unternehmens haben nur diejenigen Personen Zugriff, die dies für die oben unter Ziff. 3 genannten Zwecke benötigen. Dies betrifft die Personalabteilung hinsichtlich der Vor- und Nachnamen sowie der E-Mailadressen von Feedbacknehmern und -gebern sowie des Ergebnisberichts, der dem Feedbacknehmer seitens der Personalabteilung zur Verfügung gestellt wird. Der Feedbacknehmer leitet freiwillig und selbständig seinen Ergebnisbericht an seinen Vorgesetzten und / oder die Personalabteilung weiter.
Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb Otto Bock weiter, wenn dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Dienstleister, die für uns im Auftrag Daten verarbeiten, sind im Sinne der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften vertraglich streng verpflichtet und zählen datenschutzrechtlich nicht zu Dritten.
Ihre Daten werden an die Kienbaum Consultants International GmbH weitergegeben, die als Auftragsverarbeiter mit der Durchführung des 270°/360° Feedbacks beauftragt ist.
Ihr Ergebnisbericht wird zur Durchführung der im Anschluss stattfindenden Entwicklungsgespräche direkt von Kienbaum an ihren Berater der BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH weitergeleitet.
5. Betroffenenrechte
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie als betroffene Person Rechte gegenüber der Otto Bock SE & Co. KGaA bzw. der Otto Bock Healthcare Products GmbH geltend machen. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben über die Ihnen zustehenden Betroffenenrechte:
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten zu verlangen, die von uns verarbeitet werden.
Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung und Vervollständigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Löschungsrecht: Ihnen steht das Recht zu bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung: Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Datenübertragbarkeit: Haben Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt, steht Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht zu, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln oder von uns an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgt ist, bleibt rechtmäßig.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Wenden Sie sich hierzu an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Ihr Kontakt zu uns: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zu Ihren Betroffenenrechten unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@ottobock.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
6. Stand
Es gilt die aktuellste Version dieser Datenschutzerklärung. Stand 27.02.2019
Information on the collection of personal data
Thank you for your interest in the Otto Bock 270°/360° Feedback.
For us, protecting and securing your data is a matter of the highest priority. Your personal data will be processed exclusively in accordance with data protection law, in particular the EU General Data Protection Regulation (hereafter “GDPR”).
The purpose of this data protection declaration is to provide you with the maximum possible transparency with respect to how your personal data will be processed. We would therefore like to let you know in particular what personal data we collect as part of the 270°/360° feedback programme, for what purposes we process your data, and who we may share it with.
1. Data controller and data protection officer; contact details
The data controller as defined in data protection legislation is:
| Otto Bock SE & Co. KGaA | Otto Bock Healthcare Products GmbH |
| Max-Näder-Straße 15, 37115 Duderstadt/Germany | Brehmstraße 16, 1110 Vienna/Austria |
| Tel.: +49 5527 848-0 | Tel.: +43 1 5233786 |
| Fax: +49 5527 848-1414 | Fax: +43 1 5232264 |
| email: info@ottobock.com | email: info@ottobock.com |
Please feel free to contact us should you have any questions or suggestions concerning data protection.
You can contact our data protection officer for Germany and Austria as follows:
Mrs. Annika Schröder (ecoprotec GmbH)
Pamplonastraße 19
33106 Paderborn
Germany
Tel.: +495251877888-360
email: datenschutz@ottobock.de
2. Object of the data protection: personal data
Data protection encompasses the protection of personal data. This means all information relating to an identified or identifiable individual (‘data subject’). This includes, for example, information such as their name and email address, or information which is necessarily collected during their use of the questionnaire tool, such as information on the start, finish and extent of their use of the tool.
3. Purpose, nature, scope and legal basis of data processing
The following is intended as an overview of the purpose, nature and scope of processing of your personal data and the legal basis on which we process your data.
3.1 Accessing and using the 270°/360° questionnaire tool
Bei Aufruf und Nutzung des 270°/360° Befragungstools werden die folgenden Daten verarbeitet:
- Time and date of access
- How long the tool is accessed for
We process this data in order to make the 270°/360° questionnaire tool available to you, to ensure technical stability and security, and for the purpose of diagnosing and resolving errors.
We process this data on the basis of point (f) of Article 6(1) of the GDPR. Data processing is necessary for the purpose of our legitimate interest in enabling those giving and receiving feedback to utilise the questionnaire tool and for ensuring its technical functionality.
This data is processed automatically when the 270°/360° questionnaire tool is accessed. You cannot use our services without providing this data.
We usually delete this information 14 days after the completion of the process, unless we exceptionally need it for the purposes mentioned above. In such a case we delete the data immediately after purpose.
In addition, as a general rule we store your personal data only for as long as required to fulfil the purposes or – where consent has been given – as long as you have not withdrawn your consent. In the event of an objection, we will delete your personal data unless continued processing is permitted under applicable legislation. We will also delete your personal data if we are required to do so for legal reasons.
3.2. Data collection during completion of the questionnaire
The following categories of personal data are processed when completing the 270°/360° feedback questionnaire:
- First name
- Surname
- Email address
- Gender
- Responses made during the survey process
This information is provided voluntarily. If you do not provide this data, we may not be able to meet your requirements in full when processing the feedback questionnaire.
We process this data in order to provide you with the required services, i.e. with the 270°/360° feedback programme, a personal development instrument for enhancing management skills and culture.
We process this data on the legal basis that you have given your consent, as set out in point (a) of Article 6(1) of the GDPR. This consent may be withdrawn at any time. Where consent is withdrawn, data processing carried out before its withdrawal remains lawful.
We usually delete this information 14 days after the completion of the process, unless we exceptionally need it for the purposes mentioned above. In such a case we delete the data immediately after purpose.
4. Recipient
The following people or groups of people will receive the personal data described.
Internal recipients: Within our company, only persons requiring access for the purposes described in point 3 above will have access to your data. With respect to first names, surnames and email addresses of people giving and receiving feedback, this means the human resources department. This also applies to the result report, which is made available to the feedback recipient by the human resources department. The feedback recipient voluntarily and independently passes on his results report to his supervisor and or the HR department.
External receipients: We will only share your personal data with external recipients outside Otto Bock where this is necessary to deal with or process your enquiry, where it is legally permitted or where we have your consent to do so. Under applicable data protection regulations, external service providers who process data on our behalf are subject to strict contractual obligations and are not considered third parties under data protection law.
Your data will be shared with Kienbaum Consultants International GmbH, which is commissioned as a data processor with carrying out the 270°/360° management feedback programme.
Your results report will be directly forwarded by Kienbaum to your personal consultant from BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH to conduct the debriefing session.
5. Rights of data subjects
With respect to the processing of your personal data, you as a data subject can assert your rights against Otto Bock SE & Co. KGaA or the Otto Bock Healthcare Products GmbH. The following is intended as an overview of your rights as a data subject:
Right of access: You have the right to obtain access to personal data relating to you which is processed by us.
Right to rectification: You have the right to have incorrect or incomplete personal data relating to you corrected or completed.
Right of deletion: Where the relevant legal requirements are met, you have the right to have your personal data deleted.
Restriction of processing:: Where the relevant legal requirements are met, you can request restriction of processing of your personal data.
Data portability: If you have provided us with data on the basis of a contract or consent, and where the relevant legal requirements are met, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit this data to another controller without hindrance or to have this data transmitted to another controller by us.
Withdrawal of consent: Where you have given us your consent to process your data, you can withdraw this consent at any time with effect for the future. Processing of your personal data carried out before the withdrawal of consent remains lawful.
Right to lodge a complaint with a supervisory authority: If you believe that the processing of your personal data infringes data protection legislation, you can lodge a complaint with the responsible supervisory authority. To do so, contact the supervisory authority for your place of residence, workplace or place in which the alleged infringement occurred.
Contacting us: If you have any questions on the processing of your personal data or your rights as a data subject, you can contact us free of charge. To exercise any of the rights described above, please email datenschutz@ottobock.de or contact us by post using the address given in point 1 above. Please ensure that we are able to unambiguously identify you.
6. Stand
The most recent version of this data protection declaration shall apply. As at: February, 27th 2019